De EAN, hoe zit het nu precies? Vijf vragen, vijf antwoorden

Een barcode is de streepjescode die op allerlei productverpakkingen staat, van levensmiddelen tot make-upartikelen. Cijfers worden vertaald naar streepjes zodat je het product kunt scannen. Het zijn dus de nummers die een product uniek identificeerbaar maken. Of de nummers zijn verwerkt in een barcode met streepjes, QR-code of (RFID)-chip of als cijferreeks worden gebruikt, maakt niet uit. Welke vijf vragen worden het vaakst aan GS1, de onafhankelijke organisatie die de internationale standaarden voor de identificatie, het vastleggen en het delen van gegevens beheert, gesteld?

Wanneer ik een nieuwe product listing aanmaak, word ik gevraagd om een EAN op te geven. Is de GS1-code hetzelfde als een EAN-code?

Ja, EAN is de afkorting van European Article Number. Voordat GS1 Nederland onderdeel werd van de wereldwijde GS1-standaardisatieorganisatie heetten we EAN Nederland. De EAN-code is dus de voorloper van de GS1-code. Het zijn deze cijfers die (online) retailers gebruiken om producten uniek te identificeren.

Wat zijn de voordelen van de GS1-barcode voor starters op bijvoorbeeld Amazon of bol.com, als ik ze goedkoper van een derde partij kan krijgen?

Sommige online verkopers schaffen hun barcodenummers niet rechtstreeks aan bij GS1, maar bij derden. Als je echter een artikelcode van een derde partij koopt, kun je de code niet registreren en dus niet koppelen aan jou of aan je merk. Dit kan problemen opleveren bij het aanbieden van je producten op marktplaatsen als Amazon of bol.com, omdat je het risico loopt dat je producten van de lijst worden gehaald als het nummer dat je gebruikt op naam van iemand anders staat.

We zien nog altijd veel gevallen waar verkopers dit niet wisten en alsnog naar ons worden gestuurd en de geregistreerde codes bij GS1 moeten aanschaffen. Dit betekent: het opnieuw toewijzen van nummers aan hun producten en het updaten van de verpakking voor hun hele productlijn. Dit leidt tot een verlies van verkoopgegevens en reviews over je producten, en het kost dus simpelweg extra geld. De kosten bij de aanschaf van GS1-codes zijn te overzien: 10 nummers voor € 55,-. Wel komen de kosten jaarlijks terug voor het gebruik van het codepakket. Ons devies: laat je voor aanschaf goed informeren door je handelspartner(s).

Mag ik mijn codes ook in andere landen gebruiken?

Dat is juist onze kracht. GS1-codes zijn internationaal en ze kunnen in elk land besteld en gebruikt worden. Je hebt maar één code nodig om je product te identificeren en deze code kan overal ter wereld en door elke retailer of marktplaats gebruikt worden.

Heb ik aparte barcodes nodig voor verschillende maten of kleuren van hetzelfde product?

Ja, je moet een uniek nummer toekennen aan elke stijl, kleur en maat. Zo kan elk van je producten uniek worden geïdentificeerd door zoekmachines, magazijnbeheerprogramma's en verkooppuntapparatuur, zodat je klant het juiste artikel ontvangt. Als je bijvoorbeeld een wit T-shirt verkoopt in drie maten (small, medium en large), dan heb je drie codes nodig, een voor elk van de drie maten. Als je besluit dat je je T-shirts ook nog in drie andere kleuren wilt verkopen, zoals rood, groen en blauw, in alle drie de maten, dan heb je in totaal twaalf codes nodig hebben – één voor elke variatie.

Mijn merknaam verandert, mijn producten blijven hetzelfde. Kan ik de barcode hergebruiken?

EAN codes worden gebruikt om producten te identificeren – alles wat je kunt prijzen, bestellen en verkopen. Een toegewezen code is en blijft altijd gekoppeld aan het product en deze kan niet worden toegewezen aan een ander product. Ook niet als het oude artikel niet meer op de markt is. Online blijven producten en bijhorende productinformatie altijd te vinden, zelfs als ze allang zijn verlopen en niet meer worden geproduceerd.

Voor een nieuw product is altijd een nieuwe code nodig. Maar je moet ook vaak een nieuwe code toekennen wanneer je een product hebt gewijzigd, bijvoorbeeld als de grootte of kleur ervan aanzienlijk zijn veranderd. En als je het primaire merk van je product wijzigt, heb je ook een nieuwe code nodig. Check via de GS1 Decision Support Tool of en wanneer je product een nieuwe code nodig heeft.