Fulfilment uitbesteden: waarom zou je het (niet) doen?

Wanneer je een webwinkel lanceert, doe je dit meestal niet omdat je een groot deel van de dag pakketjes wilt inpakken. Toch is dit voor veel webwinkeliers de realiteit. Niet zo gek dus dat veel spelers er weleens over nadenken om hun fulfilment uit te besteden. Wat zijn de voor- en nadelen?

Veel webwinkeliers kunnen een groot deel van hun werkdag vullen met de orderverwerking. Startende webwinkeliers hebben de processen vaak nog niet geautomatiseerd, waardoor het verzendklaar maken van de pakketten relatief veel tijd kost. Grotere spelers hebben meestal wel al wat efficiëntieslagen doorgevoerd. Maar met een flink aantal orders kun je hier ook de nodige uren mee vullen.

Wat geef je precies uit handen?

Als je de orderverwerking wilt vergemakkelijken kun je zelf ook al een aantal dingen doen: investeren in software, (extra) personeel inzetten of je magazijn beter inrichten. Voor sommige webshops blijft dit vervolgens jarenlang een punt van aandacht.

Je kunt de opslag en verwerking van bestellingen ook uitbesteden. In het laatste geval geef je alle logistieke werkzaamheden uit handen. Denk aan een efficiënte opslag van de producten, het picken en inpakken van de orders en het meegeven van het pakket aan de juiste vervoerder(s).

Ook is het gebruikelijk dat de fulfilmentpartij de retourafhandeling van je overneemt. Daarnaast bieden de meeste fulfilmentbedrijven aanvullende diensten, zoals het overnemen van de klantenservice, productfotografie en debiteurenbeheer. Voor elk van deze diensten geldt dat het ontzettend fijn kan zijn om het uit te besteden, maar het zorgt er wel voor dat je minder grip hebt op de processen binnen jouw webwinkel.

Wat zijn de voordelen?

Zodra je de opslag en orderverwerking uit handen geeft, wordt het eerste voordeel al snel duidelijk: je houdt (veel) meer tijd over voor andere werkzaamheden. Waar je voorheen misschien tussen het inpakken van pakketten door aan je marketing en sales probeerde te werken, kun je daar nu meer energie in steken.

Ook het feit dat het makkelijker is om met meerdere vervoerders te werken, spreekt veel webwinkeliers aan. Hier hoort wel een kleine kanttekening bij. Vrijwel alle spelers hebben contracten met een groot aantal binnen- en buitenlandse vervoerders. Maar er zijn partijen met een (zeer) select aanbod. Wil je graag een breed scala aan verzendopties, dan is dit wel iets om mee te nemen in je selectie.

Hogere volumes zorgen voor latere cut-offtijd en schaalvoordelen

Wat wel een voordeel is van elke fulfilmentpartij is dat zij een latere cut-offtijd hebben. Vanwege het gebundelde volume komen de vervoerders meerdere keren per dag de pakketjes ophalen, ook 's avonds laat. Als je zelf een contract afsluit bij een verzender is een cut-offtijd van 18.00 uur al heel schappelijk. Heb je de orderverwerking ondergebracht, dan kunnen consumenten hun bestelling tot middernacht plaatsen en het pakket de volgende dag al ontvangen.

Dat fulfilmentbedrijven op dagelijkse basis duizenden – en sommigen zelfs tienduizenden – pakketten versturen, zorgt er ook voor dat zij betere prijsafspraken kunnen maken met de vervoerders. Als klant profiteer je (enigszins) mee van deze schaalvoordelen. Uiteraard verdienen de fulfilmentbedrijven ook aan de verzending. Maar de toeslag die jij betaalt voor de handeling is over het algemeen lager dan de extra kosten die je hebt wanneer je het in eigen beheer doet.  

Wat zijn de nadelen?

Aan alles wat je uitbesteedt hangt een prijskaartje. Dat is hierbij niet anders. Hoewel je geld bespaart doordat je zelf geen of minder opslagruimte nodig hebt en betere tarieven krijgt voor de verzending, betaal je ook voor de werkzaamheden van de fulfilmentpartij. Een ander punt om rekening mee te houden, zijn de opslagkosten. Heb je kleine producten, dan betaal je hier een heel andere vergoeding voor dan wanneer je grote en/of zware artikelen verkoopt.

Ook de omloopsnelheid van je producten is een belangrijke factor voor het factuurbedrag. In je eigen magazijn heb je misschien weinig last van artikelen die minder goed worden verkocht, bij een fulfilmentpartij betaal je hier relatief veel voor. Wil je de logistiek uitbesteden, dan is dit het voordeligst als je kleine producten hebt met een hoge omloopsnelheid.

Je interne operatie verandert

Wat webwinkeliers vaak het grootste nadeel vinden is dat hun interne operatie verandert. Je producten liggen niet meer binnen handbereik en op de verwerking van de orders heb je geen zicht. Ondanks dat fulfilmentbedrijven allerlei dashboards hebben waarin je informatie vindt over de bestellingen, ben je altijd afhankelijk van hun input.

Bij je keuze voor een aanbieder is het daarom belangrijk om goed te letten op hoe recent hun gegevens zijn. Een vertraging van enkele minuten kan er al voor zorgen dat een bepaald product niet meer op voorraad is, maar nog wel via de webshop gekocht kan worden. Maar ook bij klantvragen is het wel zo prettig wanneer je gebruik kunt maken van realtime informatie.

Wat is het beste moment?

Kort gezegd is er geen ideaal moment om ermee te beginnen. Over het algemeen adviseren fulfilmentpartijen om de orderverwerking in eerste instantie zelf te doen. Naast dat je de eerste, kritieke fase van de webwinkel dan achter de rug hebt, kun je ook wat serieuzere orderaantallen presenteren.

De bedrijven hebben nu eenmaal liever klanten waarvoor ze veel werk kunnen verrichten dan klanten die nauwelijks wat opleveren. Anderzijds adviseren ze dit omdat het goed is dat je zelf ook weet wat er allemaal komt kijken bij de orderverwerking. Door het zelf te ervaren, weet je immers beter wat je belangrijk vindt. Ook zorgt het ervoor dat je weet wat er (op logistiek gebied) speelt bij jouw doelgroep.

Sommige fulfilmentpartijen werken met een minimum aantal orders. Dit is vooral het geval bij de wat grotere fulfilmenthuizen. Daarentegen zijn er ook kleinere aanbieders die je goed kunnen helpen bij een gering tot gemiddeld volume, maar niet de capaciteiten hebben om écht grote orderstromen te verwerken.