Werken je medewerkers thuis? Maak er wat moois van

Mijn collega’s van Thuiswinkel.org werken allemaal zoveel mogelijk thuis. Daar moeten we creatief mee omgaan. Er rennen kinderen door het huis, katten springen op toetsenborden en toch moet er overlegd en gewerkt worden. Door er flexibel mee om te gaan, maken wij er het beste van. In deze blog lees je hoe we dat hebben aangepakt.

De meeste mensen vinden het lekker om zo nu en dan thuis te werken, maar drie weken lang vergt een andere aanpak. Gelukkig hebben we een flexibele organisatie, met flexibele medewerkers die ook in crisistijden zo bereikbaar mogelijk willen blijven. Afgelopen zondag hebben we een mail gestuurd naar alle collega’s, met daarin onder andere de oproep om zoveel mogelijk thuis te werken. Daar is, uiteraard, gehoor aan gegeven. De gezondheid van ons allemaal staat bovenaan.

Een positieve aanpak, met oog voor de maatschappij

Deze crisis treft ons allemaal en zorgt voor veel onzekerheid. Als werkgever bieden wij onze collega’s in de eerste plaats de ruimte om te handelen naar eigen inzicht. Dat betekent concreet het volgende:

• Medewerkers hoeven geen zorg- of calamiteitenverlof op te nemen.
• We hebben voorgesteld dat collega’s met een partner en kinderen thuis proberen in blokken te gaan werken waar mogelijk.
• Collega’s met een partner die een meer vitaal beroep heeft, zijn vrij om hun partner zoveel mogelijk te steunen. Ook als dat betekent dat ze daardoor tijdelijk minder werken.
• We hebben alle medewerkers gevraagd om ook te denken aan de medemens. Boodschappen doen voor mensen met een slechte gezondheid of helpen op een andere manier wordt allemaal gestimuleerd.
• Verschillende collega’s delen in de groepsapp initiatieven zoals https://ready2help.rodekruis.nl/ of facebookgroepen waarin hulp wordt gevraagd of aangeboden.
• De collega’s zonder kinderen hebben ongevraagd en spontaan aangegeven werk over te willen nemen van degenen die thuis, in die zin, meer afleiding hebben.
• Mochten de technische faciliteiten niet voldoende zijn om thuis te werken, bijvoorbeeld een te zwakke internetverbinding, bestaat er de mogelijkheid om dat op kosten van de zaak te verbeteren.

Betrokkenheid medewerkers stimuleren

Ook al is het soms weleens lekker even thuis te werken, is het ook belangrijk om te zorgen dat alle medewerkers zich de komende drie weken betrokken blijven voelen bij de organisatie. Kantoor blijft een sociale omgeving. Daarom ben ik, ook voor mijzelf als gezelschapsmens, blij dat we goede manieren hebben gevonden om via videoverbinding contact met elkaar te houden. Natuurlijk voor werkoverleg, maar ook om even bij te kletsen met je team. Ook voor het sporten, dat we normaalgespoken iedere maandag samen doen, hebben we een manier op afstand gevonden.

Mijn tips om te zorgen voor een fijne thuiswerksituatie mét betrokken medewerkers:

• Werkoverleg kan momenteel prima via Skype, Microsoft Teams of Whereby. Zelfs met 10 personen. Tips: zorg voor een goede structuur met een voorzitter en laat deelnemers die niet aan het woord zijn hun microfoon uitzetten (microfoondiscipline!).

• Denk naast werkoverleg ook aan bijvoorbeeld aan een koffieautomaat chatroom om toch een beetje op de hoogte te blijven van hoe het met iedereen gaat. Maak bijvoorbeeld een aparte WhatsApp-groep waarin persoonlijke dingen gedeeld kunnen worden.

• Het combineren van werk en zorg voor de kinderen kan voor veel druk zorgen. Adviseer medewerkers daarom om elke dag echt even pauze in te lassen. Voor de lunchwandelingen met mijn collega’s in ons mooie bos heb ik nu gelukkig een goed alternatief; deze doe ik dagelijks gezellig samen met mijn gezin.