Werken van de toekomst: thuis, kantoor of hybride?

Nu de stof van de pandemie aan het neerdalen is, komt er toch een andere wereld uit de restanten naar voren. De verkondiging dat het nieuwe normaal niet meer weggaat blijkt waarheid te worden: de tijd van voor de COVID19-crisis moeten we als een andere wereld beschouwen. Waar thuiswerken voor de pandemie vaak geen optie was, wordt het momenteel zelfs verwacht van werknemers.

Deze blog is geschreven door business partner Office City.

Eind 2021 kwam bij een onderzoek van TNO naar voren dat zelfs acht op de tien thuiswerkers na het vervallen van het thuiswerkadvies niet volledig terug naar kantoor wilde. Uit hetzelfde onderzoek kwam naar voren dat 35 procent grotendeels of volledig wilde thuiswerken en 43 procent een mix tussen kantoor en thuis prefereerde. Is dit hoe de toekomst eruit gaat zien? Gaan we vaarwel zeggen tegen een volledige werkweek op kantoor? En wat zijn de voor- en nadelen van de drie opties: thuiswerken, werken op kantoor of hybride werken? We zetten de feiten naast elkaar.

Thuiswerken

Veel werkgevers wilden voor de pandemie niet denken aan thuiswerken of hadden het zelfs nog nooit overwogen. Veel werknemers met hen. Kantoorwerk werd op een voetstuk geplaatst en daar werd niet aan getornd. Dit idee is gaan wankelen. Mensen blijken het juist fijn te vinden om zelf hun tijd in te kunnen delen, los te zijn van de 9.00 tot 17.00u mentaliteit en, een belangrijk facet, niet meer de spits in te hoeven (op het hoogtepunt van de pandemie een significante uitwerking op de reductie van CO2-gassen). Ook zeiden mensen dat ze de overlast van kantoorgeluiden zoals bellende collega’s of andere storende ruis niet mistte, waardoor ze hun tijd productiever in konden delen (los van de horrorverhalen van jengelende kinderen, bladblaasconcerten of klussende buren natuurlijk).

Voor werkgevers zijn er best wat baten bij het thuiswerken. Denk hier vooral aan kostenbesparing voor gas, elektriciteit, catering en de huur van een kantoorruimte. Eveneens zijn er fors lagere kosten voor woon- en werkverkeer en daarmee minder CO2-uitstoot in het algemeen. De kanttekeningen zijn dat de invloed van thuiswerken op verzuim en de verloop van verzuim niet duidelijk is. Ook is het effect op productiviteit niet helder, het ene onderzoek neigt naar verhoging ervan terwijl de andere juist zegt dat het daalt. Voor een werkgever is het daarnaast eveneens lastig om werknemers op afstand in te werken en een team bij te sturen of te blijven motiveren. En daarbij is een werkgever verplicht om een ergonomische thuiswerkplek aan te bieden, wat soms een stevige uitgave kan zijn.

Is het dan beter om voor kantoorwerk te kiezen?

Kantoorwerken

Het grootste gedeelte van de beroepsbevolking kent niet anders dan kantoorwerk. Voor veel mensen was het daarom flink aanpassen tijdens de coronapandemie. Een van de meest terugkerende klachten was dat men de aanspraak miste en het contact met hun collega’s. Even snel sparren werd bemoeilijkt door de technische barrière bij de interacties: collega’s die om de haverklap afspraken moesten maken om met elkaar te kunnen spreken tegenover de laagdrempeligheid van het langslopen op kantoor. De Zoom-moeheid door de herhaaldelijke stroom van online-vergaderingen kwam daar ook nog eens bij. En tevens de overlap van werk en privé was een reden om terug naar kantoor te willen.

Toch kan terugkomen op kantoor na zo’n lange thuiswerkperiode wennen zijn voor mensen die bijvoorbeeld door geluid snel overprikkeld raken: overleg, telefonerende collega’s of een tetterende radio kunnen contraproductief zijn als je al die tijd zonder overlast hebt kunnen werken. Als antwoord hierop zie je tegenwoordig dat er voor stilteruimtes en afgezonderde werkplekken wordt gezorgd; plekken waarin men kan terugtrekken voor telefoongesprekken, vergaderingen of om in rust te kunnen werken.

Een overduidelijk voordeel van kantoorwerken is de efficiëntie ervan: directe knelpunten worden op kantoor bijvoorbeeld door managers vaak eerder opgemerkt dan bij het thuiswerken. Daartegenover staat wel dat sommige werknemers op kantoor meer het gevoel krijgen gecontroleerd te worden door hun manager dan wanneer ze zouden thuiswerken. De soepelere samenwerking is een ander voordeel dat het kantoorwerk met zich meebrengt. Dit heeft een significante invloed op de creativiteit en het innovatieve vermogen van een organisatie.

Is er dan een gulden middenweg?

Hybride werken

Hybride werken is tijdens de coronamaatregelen als organische verandering ontstaan. Het biedt werknemers de mogelijkheid om zowel op kantoor als op afstand te werken. De kantoorruimtes worden dan een combinatie van vaste fysieke ontmoetingsruimten, werkplekken die onderweg te boeken zijn, thuiskantoren en virtuele werkomgevingen.

Voordelen van hybride voor bedrijven is dat ze veerkrachtiger en flexibeler zijn tegenover een concurrent die dit niet doet. Eveneens kunnen ze twintig procent besparen of kosten vermijden, zoals eerder genoemd. Uit onderzoek blijkt dat productiviteit bij werknemers bij één dag per week thuiswerken zelfs omhoog gaat. Dit komt voornamelijk doordat de reistijd van werknemers ingevuld wordt met werkzaamheden. Daartegenover staat wel dat teveel thuiswerkdagen (meer dan drie) weer een negatieve invloed heeft op bijvoorbeeld het gevoel van eenzaamheid van werknemers en het algemene engagement. Dit kan zelfs uiteindelijk een duurder kostplaatje hebben, blijkt uit analyses van PwC.

Concluderend

Er is sprake van een verandering in mindset. Zeven op de tien werknemers verwacht zelfs dat hybride werken in de toekomst toegelaten zal worden door hun werkgever. Bij een kwart van de thuiswerkers waren er zelfs eind 2021 al afspraken gemaakt en bij de helft informele akkoorden.
Omdat werknemers de voordelen hebben ervaren van het thuiswerken bestaat de kans dat ze dit vaker zullen eisen van hun werkgever. De cijfers geven aan dat een goede combinatie tussen thuis en kantoor prima haalbaar is, zij het in goede balans. Wellicht kan het ingezet worden na wat aanpassingen aan het kantoor of de thuiswerkplek, zoals ergonomische werkplekken, stilteruimtes of flexwerkplekken. Al met al lijkt het erop dat de toekomst van werken flink beïnvloed zal worden door de hybride werkvorm.